La présente Politique de confidentialité a pour but de vous informer de nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation, de traitement, de divulgation, de conservation et de destruction de vos renseignements personnels. Dans le cadre de notre activité juridique, nous collectons, utilisons et traitons des renseignements aux fins de réaliser nos prestations de services en matière juridique. La confidentialité est importante pour nous, et le secret professionnel est un élément essentiel de nos relations avec nos clients. Nous respectons les normes éthiques les plus rigoureuses lors du traitement de tous les renseignements, et tout particulièrement à l’égard des renseignements personnels. En nous fournissant des renseignements personnels (par l’intermédiaire de notre site Web, par courriel, en personne, par téléphone, durant une conférence virtuelle, ou par tout autre moyen), vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans cette Politique de confidentialité, et vous autorisez Philion Leblanc, avocats s.a., ses représentants et ses fournisseurs de services à traiter vos renseignements personnels aux fins énoncées ci-dessous. Cette Politique de confidentialité ne s’applique pas aux sites Web de tiers auxquels il est possible d’accéder en cliquant sur des liens qui se trouvent sur notre site Web. Philion Leblanc, avocats s.a. n’est nullement responsable à l’égard de tels sites Web de tiers. Si vous suivez un lien vers un site Web de tiers, celui-ci disposera de ses propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre des renseignements personnels.
- Nos objectifs et types de renseignements personnels que nous collectons
Philion Leblanc, avocats s.a. est un cabinet juridique exerçant principalement en droit du travail et de l’emploi.
Notre cabinet est responsable du traitement de vos renseignements personnels conformément à la législation et aux normes réglementaires qui s’appliquent à notre profession.
Nous pouvons collecter et traiter différents types de renseignements personnels dans le cadre de la réalisation de notre prestation de services et de nos activités, notamment :
- un nom complet;
- des coordonnées, comme une adresse postale, une adresse courriel et un numéro de téléphone;
- des renseignements relatifs à la facturation et des renseignements financiers, comme une adresse de facturation, de l’information relative à un compte bancaire ou des données de paiement;
- des renseignements fournis par nos clients ou pour le compte de ceux-ci et qui pourraient, lorsque cela est pertinent, comprendre des renseignements personnels sensibles;
- des renseignements liés au recrutement comme votre curriculum vitae, vos études, votre parcours professionnel et d’autres renseignements pertinents au recrutement au sein de Philion Leblanc, avocats s.a.;
- des données d’identification et d’autres données de vérification des antécédents, comme une copie d’un permis de conduire ou des renseignements sur la provenance de fonds, nécessaires pour se conformer aux lois en matière de lutte contre le blanchiment d’argent;
- des renseignements relatifs aux préférences de communication, comme un abonnement ou un désabonnement à l’une ou l’autre de nos listes d’envoi;
- tout autre renseignement personnel fourni.
Si vous êtes une personne mineure de moins de quatorze (14) ans, veuillez ne pas nous fournir de renseignements personnels sans le consentement exprès du titulaire de l’autorité parentale ou par le tuteur.
- Moyens de collecte des renseignements personnels
Nous collectons vos renseignements personnels auprès de vous-même et lors de nos interactions avec vous comme suit:
- directement au cours des prestations de services juridiques que nous vous rendons;
- par moyens numériques (téléphone, courriel, télécopieur ou autres);
- lors de votre inscription à notre infolettre par l’intermédiaire de notre site Web;
- lors de vos demandes de renseignements par l’intermédiaire de notre formulaire de contact figurant sur notre site Web;
- Fins pour lesquelles vos renseignements personnels sont recueillis
Vos renseignements personnels seront utilisés conformément à la législation applicable à la protection des renseignements personnels et conformément au consentement que vous aurez donné.
Nous pouvons donc utiliser vos renseignements personnels dans les circonstances suivantes et pour les motifs indiqués, et ce conformément au cadre défini ci-dessus :
- afin de fournir nos services juridiques et des services connexes ainsi que pour la conduite de nos affaires en général, pour administrer et exécuter nos services, y compris pour exécuter nos obligations découlant de toute entente conclue entre nos clients et nous;
- pour répondre à des demandes de renseignements ou à d’autres demandes de personnes qui visitent notre site Web;
- à des fins de marketing et de développement des affaires – pour fournir des détails sur les nouveaux services, pour recevoir notre infolettre juridique et des invitations à des conférences et à des évènements lorsqu’une personne a choisi de recevoir de telles communications; vous pouvez exiger que ce service cesse à tout moment;
- à des fins de recrutement – pour nous permettre de traiter des demandes d’emploi et d’évaluer si une personne répond aux exigences du poste pour lequel elle pourrait postuler chez Philion Leblanc, avocats s.a.;
- afin de satisfaire et nous conformer aux obligations légales, réglementaires ou de gestion des risques;
- afin de détecter et d’aider à prévenir la fraude ou toute autre activité illicite;
- à des fins de facturation;
- pour la tenue d’archives internes;
- pour toute fin permise ou requise par la loi;
- afin de mener à bien tout autre objectif qui vous sera divulgué et auquel vous aurez consenti.
- Communication des renseignements personnels
Nous pouvons partager des renseignements personnels avec certains tiers, notamment les suivants :
- des tiers fournisseurs de service et/ou partenaires qui nous fournissent des services de soutien informatique, infonuagique, de site Web, de soutien administratif, d’entretien et d’autres services. Ces tiers pourraient avoir accès à des renseignements personnels ou les traiter dans le cadre des services qu’ils nous fournissent. Nous limitons les renseignements que nous fournissons à ces fournisseurs de services aux seuls renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions, et les contrats écrits que nous avons conclus avec ces fournisseurs de services exigent d’eux qu’ils prennent des mesures raisonnables et conformes à la loi pour assurer la confidentialité de ces renseignements;
- des organismes gouvernementaux, réglementaires ou d’application de la loi lorsque nous sommes tenus de communiquer ces renseignements ou si nous croyons de bonne foi que cette divulgation est nécessaire pour respecter les lois applicables;
- nos conseillers professionnels, nos banquiers et nos auditeurs.
Plus spécifiquement, nous faisons appel à la plateforme Microsoft 365 qui est un service infonuagique qui regroupe les applications Office telles que le courriel, la messagerie par clavardage, la collaboration et le stockage « cloud ». Microsoft utilisera vos renseignements pour fournir, dépanner, sécuriser, personnaliser et mettre à jour ses produits. Vous trouverez plus de détails à ce sujet dans l’Énoncé de confidentialité de Microsoft 365.
- Durée de la conservation des renseignements personnels
Nous ne conserverons les renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente Politique de confidentialité et pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires.
En vertu des dispositions réglementaires, nous devons conserver les dossiers de nos clients pendant sept (7) ans à compter de leur date de fermeture, le tout sous réserve d’instructions à l’effet contraire.
- Lieu de conservation des renseignements personnels
À titre d’entreprise, Philion Leblanc, avocats s.a. est notamment assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ, c. P-39.1 (Québec).
Notre site Web est hébergé au Québec. Vos renseignements personnels sont hébergés et traités par des fournisseurs de services tiers dans la province de l’Ontario.
Nous tenterons toujours de limiter autant que possible toute communication de renseignements personnels à l’extérieur du Québec et, le cas échéant, telle communication ne se fera pas sans évaluation des facteurs relatifs à la vie privée conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec) et toute autre loi applicable.
Nos pratiques concernant vos renseignements personnels demeurent en tout temps régies par cette Politique de confidentialité.
- Protection de vos renseignements personnels
Nous reconnaissons que la sécurité de l’information fait partie intégrante de la confidentialité des renseignements personnels.
Nous mettons en œuvre les meilleures pratiques de l’industrie pour voir à la protection des renseignements personnels conformément à la législation applicable en matière de protection en cette matière.
À cet effet, nous maintenons des mesures de protection physiques, techniques ou administratives raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre toute consultation, utilisation, modification, divulgation et/ou destruction non autorisée et non conforme à la législation en vigueur.
Tous les membres de Philion Leblanc, avocats s.a. et les tiers fournisseurs dont nous pouvons retenir les services et qui traitent des renseignements personnels pour notre compte sont aussi tenus par contrat de respecter la confidentialité des renseignements personnels.
- Droits à l’égard de vos renseignements personnels
Conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, une personne dispose des droits suivants :
- droit d’accès : le droit d’avoir confirmation de l’existence d’un traitement de renseignements personnels la concernant et le droit d’obtenir communication de ces renseignements personnels;
- droit de rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet, inexact ou équivoque que nous détenons;
- droit à l’effacement : le droit de nous demander d’effacer, de détruire, de désindexer ou de retirer des renseignements personnels dans certaines circonstances, le tout sous réserve de nos obligations professionnelles et/ou des exigences de la loi;
- droit de retrait du consentement : le droit de retirer son consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels recueillis, et ce, dans les circonstances prévues à la loi;
- droit à la portabilité: le droit d’accéder à un renseignement personnel informatisé dans un format technologique structuré et couramment utilisé (N.B. : Ce droit n’entrera en vigueur qu’en septembre 2024.).
Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées figurent à la rubrique ci-après.
- Responsable de la protection des renseignements personnels
Si vous avez des questions concernant la présente Politique de confidentialité ou la manière dont nous traitons vos renseignements personnels, ou encore pour exercer vos droits, déposer une plainte ou obtenir d’autres informations, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel ou par la poste aux coordonnées suivantes :
Me Thierry Saliba
PHILION LEBLANC, AVOCATS S.A.
5000, boul. des Gradins, bureau 280
QUÉBEC (Québec) G2J 1N3
Canada
rprp@plba.ca - Mise à jour de la présente Politique de confidentialité
Philion Leblanc, avocats s.a. passera en revue et révisera périodiquement ses pratiques en matière de confidentialité et cette Politique de confidentialité. Advenant toute modification, un avis approprié sera affiché sur notre site Web.
Nous vous encourageons à examiner la présente Politique de confidentialité chaque fois que vous visitez le site Web afin de demeurer informé(e) de la manière dont nous traitons les renseignements personnels.